Política de Seguridad de Datos
La protección y la gestión responsable de la información
En VALIDA, entendemos que la confianza de nuestros clientes se construye sobre la certeza de que su información está protegida y que no será utilizada para fines distintos a los que motivaron su entrega. Esta Política de Seguridad y Tratamiento de Datos describe de manera clara y detallada cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, protegemos y, cuando corresponde, divulgamos la información que usted nos confía al utilizar nuestras plataformas (VALIDA Doc, VALIDA Workflow, VALIDA Prisma, en adelante, “los Servicios”).
Nuestro compromiso central es simple y categórico: VALIDA no vende, alquila, cede ni utiliza los datos de sus clientes para fines de marketing, publicidad, venta de información o suministro comercial a terceros. Sus datos son suyos y se utilizan exclusivamente para prestarle los Servicios que ha contratado, cumplir con obligaciones legales y garantizar la seguridad de la plataforma.
A continuación, resolvemos las dudas más frecuentes que usted, como responsable de la información de su organización, pueda tener.
1. ¿Qué información recopila VALIDA y para qué la utiliza?
VALIDA recopila únicamente la información necesaria para operar los Servicios. Esta información se clasifica en las siguientes categorías:
| Categoría | Ejemplos | Finalidad |
|---|---|---|
| Datos de cuenta y facturación | Nombre, correo electrónico, teléfono, dirección, información de pago. | Crear y gestionar su cuenta, facturar los Servicios, enviar notificaciones operativas y de seguridad. |
| Datos ingresados por el cliente (Datos del Cliente) | Documentos, expedientes, contratos, historias clínicas, información de clientes finales, datos financieros, etc. | Prestar el Servicio contratado: almacenamiento, búsqueda, flujos de trabajo, cumplimiento AML/KYC, etc. |
| Datos de uso y dispositivos | Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, actividad dentro de la plataforma, registros de acceso. | Garantizar la seguridad, detectar fraudes, solucionar problemas técnicos y mejorar el rendimiento de la plataforma. |
Lo que VALIDA NO hace con sus datos:
No utiliza los Datos del Cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros con fines comerciales.
No crea perfiles de comportamiento para publicidad.
No comparte los Datos del Cliente con anunciantes ni plataformas de marketing.
No vende bases de datos ni información agregada a terceros.
2. ¿Cómo protege VALIDA la seguridad de mi información?
La seguridad es un pilar fundamental de nuestra operación. Implementamos medidas técnicas, organizativas y administrativas de nivel empresarial para proteger sus datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o destrucción.
| Medida | Descripción |
|---|---|
| Cifrado en tránsito | Todas las comunicaciones con la plataforma utilizan TLS 1.3, garantizando que los datos viajen cifrados y no puedan ser interceptados. |
| Cifrado en reposo | Los datos almacenados se cifran con AES-256, tanto en servidores principales como en copias de seguridad. |
| Control de acceso basado en roles (RBAC) | Cada usuario accede únicamente a la información estrictamente necesaria para su función. Un médico no puede ver datos de facturación; un oficial de cumplimiento no puede modificar expedientes legales. |
| Autenticación robusta | Soporte para autenticación de dos factores (2FA) y políticas de contraseñas seguras. |
| Bitácora de auditoría inmutable | Cada acceso, visualización, modificación, descarga o eliminación de documentos queda registrada de forma inalterable: quién, cuándo, desde dónde y qué acción realizó. |
| Copias de seguridad diarias | Realizamos respaldos automáticos diarios y replicación geográfica para garantizar la disponibilidad de la información ante cualquier incidente. |
| Monitoreo y detección de intrusiones | Sistemas de detección de amenazas, firewalls y monitoreo continuo para identificar y responder a actividades sospechosas. |
| Confidencialidad del personal | Todo el personal de VALIDA está sujeto a obligaciones de confidencialidad y secreto profesional. |
3. ¿VALIDA comparte mis datos con terceros?
No, salvo en las excepciones estrictamente necesarias y legalmente previstas.
VALIDA no comparte, vende, alquila ni cede sus datos a terceros para fines comerciales. Las únicas situaciones en las que podríamos divulgar información son:
| Excepción | Descripción |
|---|---|
| Proveedores de servicios técnicos | Utilizamos proveedores de infraestructura en la nube (como servicios de hosting y bases de datos) que actúan como subencargados del tratamiento. Estos proveedores están contractualmente obligados a no utilizar sus datos para fines distintos a la prestación del servicio a VALIDA y a cumplir con estándares de seguridad equivalentes. |
| Obligación legal o requerimiento judicial | Divulgaremos información únicamente cuando exista una orden judicial o un requerimiento de autoridad competente de la República de Panamá que así lo exija, en el marco de un procedimiento legal. En tal caso, y salvo prohibición legal expresa, notificaremos al cliente afectado para que pueda ejercer sus derechos. |
Esta postura es similar a la de Microsoft, que establece que no divulgará datos personales excepto cuando el cliente lo dirija, lo exija la ley o sea necesario para la prestación del servicio, y que intentará redirigir las solicitudes de las autoridades al cliente cuando sea posible .
4. ¿Qué ocurre si una autoridad judicial solicita mis datos?
En VALIDA respetamos el Estado de Derecho y cumplimos con las obligaciones legales de la República de Panamá. Si recibimos una orden judicial o un requerimiento de una autoridad competente (como la Fiscalía, el Órgano Judicial o la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información – ANTAI) que exija la entrega de datos almacenados en nuestra plataforma, procederemos de la siguiente manera:
Verificación de legalidad: Revisaremos que la solicitud cumpla con los requisitos formales y legales aplicables en Panamá.
Notificación al cliente: Salvo que la ley prohíba expresamente la notificación (por ejemplo, por una orden de confidencialidad emitida por un juez), informaremos al cliente afectado antes de divulgar la información, para que pueda tomar las medidas legales que considere pertinentes.
Divulgación limitada: Entregaremos únicamente la información estrictamente requerida por la orden, no datos masivos o indiscriminados.
Esta práctica está alineada con la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales de Panamá, que en su artículo 24 establece que los responsables de bases de datos deberán entregar a las autoridades judiciales competentes la información debidamente solicitada para el aseguramiento del cumplimiento de la ley, y que dicha solicitud no podrá consistir en solicitudes masivas de información .
5. ¿Por cuánto tiempo conserva VALIDA mis datos?
VALIDA conserva los Datos del Cliente mientras su cuenta esté activa y sea necesario para prestarle los Servicios. Si usted decide cancelar su suscripción:
Datos del Cliente: Le entregaremos una copia de todos sus datos en un formato estándar (por ejemplo, archivos y bases de datos exportables) dentro de los 30 días posteriores a la terminación. Posteriormente, procederemos a eliminar de forma segura sus datos de nuestros sistemas en un plazo de 90 días, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.
Datos de cuenta y facturación: Conservaremos la información estrictamente necesaria para cumplir con obligaciones fiscales y legales durante el plazo que exija la ley panameña.
Esta política es consistente con las prácticas de la industria: Dropbox elimina los datos de la cuenta 30 días después de su eliminación , y Microsoft elimina los datos entre 90 y 180 días después de la terminación del servicio .
5. ¿Por cuánto tiempo conserva VALIDA mis datos?
VALIDA conserva los Datos del Cliente mientras su cuenta esté activa y sea necesario para prestarle los Servicios. Si usted decide cancelar su suscripción:
Datos del Cliente: Le entregaremos una copia de todos sus datos en un formato estándar (por ejemplo, archivos y bases de datos exportables) dentro de los 30 días posteriores a la terminación. Posteriormente, procederemos a eliminar de forma segura sus datos de nuestros sistemas en un plazo de 90 días, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.
Datos de cuenta y facturación: Conservaremos la información estrictamente necesaria para cumplir con obligaciones fiscales y legales durante el plazo que exija la ley panameña.
Esta política es consistente con las prácticas de la industria: Dropbox elimina los datos de la cuenta 30 días después de su eliminación , y Microsoft elimina los datos entre 90 y 180 días después de la terminación del servicio .
6. ¿Cuáles son mis derechos sobre mis datos?
Como titular de los datos (o responsable del tratamiento, en el caso de los Datos del Cliente que usted ingresa), usted tiene derecho a:
| Derecho | Descripción |
|---|---|
| Acceso | Solicitar una copia de la información que VALIDA tiene sobre usted. |
| Rectificación | Corregir datos inexactos o incompletos. |
| Cancelación | Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados. |
| Oposición | Oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias. |
| Portabilidad | Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común. |
Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede contactarnos y responderemos a su solicitud en un plazo máximo de 15 días hábiles.
En el caso de los Datos del Cliente (es decir, la información de sus propios clientes, pacientes o usuarios que usted ingresa en la plataforma), VALIDA actúa como encargado del tratamiento y es su organización la que determina los fines y medios del tratamiento. Por lo tanto, las solicitudes de acceso, rectificación o cancelación de dichos datos deben ser dirigidas a su organización, no directamente a VALIDA.
7. ¿Cómo maneja VALIDA los datos sensibles (salud, datos biométricos, etc.)?
VALIDA reconoce que ciertos datos, como la información de salud (en el caso de VALIDA Salud) o los datos biométricos, son especialmente sensibles. Para estos datos, aplicamos medidas de seguridad reforzadas:
Cifrado adicional en reposo para bases de datos que contengan información de salud.
Controles de acceso aún más estrictos, limitando el acceso únicamente al personal clínico autorizado.
Auditoría detallada de cada acceso a datos sensibles.
Nuestro diseño está alineado con estándares como HIPAA para el sector salud, y cumplimos con las obligaciones de la Ley 81 de Panamá, que califica como sensibles los datos relativos a la salud y los datos biométricos .
8. ¿Qué pasa si hay una violación de seguridad?
En el improbable caso de una violación de seguridad que afecte sus datos, VALIDA se compromete a:
Notificarle de inmediato: Le informaremos sobre la naturaleza del incidente, los datos afectados y las medidas que estamos tomando para mitigarlo, dentro de las 72 horas siguientes a su detección.
Notificar a las autoridades: Si la ley lo exige, notificaremos a la ANTAI u otra autoridad competente según corresponda.
Tomar acciones correctivas: Implementaremos las medidas necesarias para contener el incidente y prevenir futuras ocurrencias.
9. ¿Cómo se alinea esta política con la Ley 81 de Panamá?
Esta Política de Seguridad y Tratamiento de Datos cumple con los principios y obligaciones establecidos en la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá, incluyendo:
Consentimiento informado: Obtenemos su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales al momento de la contratación.
Finalidad: Utilizamos sus datos exclusivamente para los fines autorizados.
Seguridad: Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger su información.
Confidencialidad: Nuestro personal está sujeto a obligaciones de secreto.
Derechos del titular: Facilitamos el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
La autoridad de control competente en Panamá es la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), a la cual puede dirigir cualquier queja o denuncia sobre el tratamiento de sus datos .
10. Cambios a esta política
VALIDA podrá actualizar esta Política de Seguridad y Tratamiento de Datos para reflejar cambios en nuestras prácticas, en la legislación aplicable o en los Servicios. Le notificaremos cualquier cambio material con al menos 30 días de anticipación a través de la plataforma o por correo electrónico. Le recomendamos revisar periódicamente esta página.
Consultas frecuentes
Muy validad sy preocupación por la privacidad en línea. En VALIDA, somos muy respetuosos con su información de navegación y los datos de todos nuestros abonados. Le explicamos exactamente cómo funciona:
Sí, utilizamos cookies, pero únicamente con fines analíticos y de mejora de la experiencia de navegación. Esto significa que recopilamos datos generales como las páginas más visitadas, el tiempo de permanencia o el tipo de navegador utilizado.
No rastreamos su actividad con fines comerciales. La información recopilada a través de cookies no se utiliza para enviarle publicidad dirigida ni para crear perfiles de comportamiento con fines de marketing.
No compartimos sus datos de navegación con terceros. Los datos agregados que obtenemos (por ejemplo, "el 30% de los visitantes leyó el artículo sobre BPM") se utilizan únicamente para mejorar nuestros contenidos y la estructura del sitio web.
Usted tiene el control: puede configurar su navegador para rechazar todas las cookies o para recibir una notificación cada vez que se envía una cookie. Eso sí, tenga en cuenta que algunas funcionalidades del sitio podrían no funcionar correctamente si las desactiva.
- Todos los datos almacenados de su empresa o corporación, son confinados a una instancia operativa, que no es compartida entre usuarios (similar al servicio de GMAIL o Netflix).
- Los datos son respaldados diariamente, como parte de nuestros esfuerzo de mantener el acceso a sus datos disponibles sin restricciones.
Esta es una de las preguntas más importantes y queremos ser absolutamente claros:
No, no vendemos, alquilamos, cedemos ni compartimos sus datos personales con terceros para fines comerciales o de marketing.
Su información es suya y solo se utiliza para los fines que usted ha autorizado expresamente. Cuando nos proporciona sus datos:
Los utilizamos únicamente para atender su consulta, enviarle la información solicitada o, si usted lo autorizó, mantenerle informado sobre novedades de VALIDA.
Nunca entregamos su correo electrónico, teléfono o nombre a anunciantes, plataformas publicitarias u otras empresas.
Las únicas excepciones, contempladas en nuestra política, son:
Proveedores técnicos que nos ayudan a gestionar nuestro correo o servidores (y que tienen prohibido contractualmente usar sus datos para otros fines).
Obligaciones legales, como un requerimiento de una autoridad competente (ej. ANTAI).
VALIDA no le convertirá en receptor de spam de terceros. Su información está segura con nosotros.
La seguridad de su información es una prioridad absoluta en VALIDA. Implementamos un conjunto de medidas técnicas, organizativas y administrativas para proteger sus datos contra pérdida, acceso no autorizado o alteración. Algunas de ellas son:
Cifrado de comunicaciones: Todo el intercambio de información con nuestro sitio web se realiza bajo protocolo HTTPS/SSL, lo que significa que los datos viajan cifrados y no pueden ser interceptados fácilmente.
Controles de acceso estrictos: Dentro de nuestra organización, solo el personal autorizado y que necesita conocer su información para cumplir con su trabajo (por ejemplo, para responder a su consulta) tiene acceso a ella.
Infraestructura segura: Nuestros sistemas y servidores cuentan con protecciones actualizadas contra amenazas cibernéticas, firewalls y sistemas de detección de intrusiones.
Cumplimiento normativo: Aplicamos lo exigido por la Ley 81 de 2019 de Panamá, que establece estándares claros para la protección de datos personales.
Confidencialidad del personal: Todas las personas que trabajan en VALIDA están sujetas a obligaciones de confidencialidad y secreto profesional.
Si bien ningún sistema es 100% infalible, cumplimos con la legislación aplicable y aplicamos las mejores prácticas del sector para minimizar cualquier riesgo.
