Nuestros Servicios
VALIDA: un ecosistema de gestión de información
VALIDA, un sistema de gestión documental diseñado para revolucionar la manera en que las organizaciones manejan su información digital.
Ofrecemos una solución modular de gestión documental en la nube con almacenamiento seguro, automatización de flujos, digitalización de archivos y cumplimiento legal, respaldada por valores de seguridad y simplicidad, niveles de soporte que van desde autoservicio hasta atención 24/7 con gestor dedicado, y recursos que incluyen infraestructura de primer nivel, monitoreo proactivo y un equipo de expertos en ciberseguridad para garantizar la continuidad de su negocio.
VALIDA Nexus Legal & Financial: La inteligencia que conecta el derecho, las finanzas y la relación con sus clientes
VALIDA Nexus Legal & Financial es la plataforma SaaS que pone fin a la separación entre la gestión legal, el cumplimiento financiero y la administración de la relación con sus clientes. Destinada a firmas de abogados, departamentos legales corporativos, empresas de servicios financieros, microfinancieras y mueblerías que ofrecen financiamiento directo, esta solución integra poderosas capacidades de gestión de casos legales (con un enfoque especial en estructuras corporativas internacionales), un completo sistema de gestión de créditos y un robusto CRM financiero.
Para firmas de abogados y consultores legales
Gestión integral de casos y clientes: Centralice todos los aspectos de su práctica legal. Desde el primer contacto con el cliente hasta el cierre del caso, gestione expedientes, documentos, comunicaciones, plazos judiciales y facturación de honorarios en un único lugar. Automatice la generación de documentos legales con nuestra herramienta de “ensamblaje de documentos”, creando contratos, poderes, demandas y dictámenes a partir de plantillas inteligentes que se completan automáticamente con los datos del cliente.
Manejo de múltiples jurisdicciones: Si su firma asesora a clientes que operan a nivel internacional, VALIDA Nexus Legal & Financial es su aliado estratégico. Hemos diseñado la plataforma para facilitar la gestión de estructuras corporativas en las jurisdicciones offshore más demandadas por los inversionistas y empresarios internacionales: las Islas Vírgenes Británicas (BVI), Bahamas, Seychelles, Islas Caimán y otras. El módulo le permite administrar la constitución, el mantenimiento y el cumplimiento de sociedades en estos centros financieros, incluyendo:
BVI (Islas Vírgenes Británicas): Con su entorno regulatorio dinámico, BVI es una de las jurisdicciones preferidas para fondos de inversión, estructuras de tenencia de activos y compañías de propósito especial (SPV). Nuestro sistema le ayuda a gestionar los requisitos de cumplimiento y la creciente regulación en áreas como los activos digitales y las fintech.
Bahamas: Este centro financiero atrae a inversores que buscan una combinación de sofisticación regulatoria y confidencialidad.
Seychelles: Conocida por ofrecer un entorno ágil y costo-eficiente para la constitución de compañías internacionales (IBC) utilizadas para comercio global y planificación patrimonial.
Islas Caimán y otras jurisdicciones: Nuestra plataforma le permite adaptar sus flujos de trabajo a las particularidades legales de cada centro financiero, registrando los diferentes tipos de entidades corporativas (Sociedades Anónimas, Fundaciones, Limited Partnerships) y gestionando sus obligaciones de cumplimiento anual.
Para financieras, microfinancieras y mueblerías con financiamiento
Sistema de gestión de crédito de extremo a extremo: VALIDA Nexus Legal & Financial le ofrece un sistema completo de gestión de préstamos que automatiza y administra el ciclo de vida completo del crédito, desde la originación hasta el cobro. Las características clave incluyen:
Originación digital de créditos: Capture solicitudes de préstamos (personales, de electrodomésticos, de vehículos) a través de portales web o móviles personalizables. El cliente sube sus documentos y el sistema inicia automáticamente el proceso de evaluación crediticia.
Workflows de aprobación automatizados: Defina reglas de negocio para que el sistema calcule el nivel de riesgo y asigne la solicitud al aprobador correspondiente (por ejemplo, montos pequeños a un supervisor, montos grandes al comité de crédito) sin intervención manual.
Cálculo de cuotas y gestión de amortizaciones: Calcule automáticamente los intereses y cree calendarios de pago personalizables para cualquier tipo de producto financiero (cuotas fijas, cuotas decrecientes, créditos revolventes).
Gestión de cartera y cobranza: Monitoree la cartera de créditos en tiempo real con dashboards que muestran indicadores clave (cartera vencida, índice de morosidad, tasas de recuperación). Automatice la gestión de cobranza con recordatorios escalonados (por SMS, correo, llamada) y workflows pre-legal para la gestión de deudas.
Firma electrónica de contratos: Integre la solución VALIDA Firmas para que sus clientes puedan firmar pagarés y contratos de financiamiento con pleno valor legal (Ley 51 de 2008 y Código de Comercio Electrónico de Panamá), eliminando el papel y agilizando el cierre de las operaciones.
CRM financiero integrado para la gestión de la relación con el cliente: Como parte fundamental de la plataforma, VALIDA Nexus Legal & Financial incorpora un CRM (Customer Relationship Management) diseñado específicamente para instituciones financieras. Este módulo le permite:
Centralizar la información del cliente: Mantenga un registro 360° de cada cliente que incluya su perfil completo, historial de préstamos, documentos, comunicaciones, interacciones con el servicio al cliente y preferencias.
Gestionar el ciclo de ventas y up-selling: Automatice el seguimiento de leads y oportunidades de negocio. El CRM le ayuda a identificar a clientes elegibles para nuevos productos (como un aumento de crédito o un préstamo adicional) y a gestionar las campañas de marketing directo.
Mejorar el servicio al cliente: El equipo de atención al cliente tiene acceso inmediato a todo el historial del cliente, lo que le permite resolver consultas y gestionar reclamaciones de manera más rápida y efectiva.
Automatizar la comunicaciones: Envíe recordatorios de pago, promociones y estados de cuenta de forma automatizada a través del canal preferido por el cliente
VALIDA Nexus AML/KYC: Su recurso tecnológico para el cumplimiento
En el entorno regulatorio panameño, la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo (LA/FT) es una prioridad estratégica. VALIDA Nexus AML/KYC es la plataforma SaaS que automatiza y gestiona los procesos de debida diligencia del cliente (KYC) y debida diligencia del beneficiario final (KYB), permitiendo a las firmas de abogados, consultores, empresas financieras, microfinancieras y mueblerías cumplir plenamente con el marco legal de la República de Panamá.
Marco de cumplimiento normativo
La solución le ayuda a dar cumplimiento a las siguientes leyes y regulaciones:
Ley 23 de 27 de abril de 2015: Esta ley es el marco central contra el blanqueo de capitales. Adopta medidas para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva. También exige a los sujetos obligados no financieros (SSNF) —abogados, notarios y contadores— implementar medidas de KYC para prevenir el uso indebido de personas jurídicas y estructuras legales.
Ley 82 de 2023 y Reglamento del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUBF) de la SSNF: Esta ley regula la identificación y custodia de la información de los beneficiarios finales de las personas jurídicas, con el objetivo de prevenir el blanqueo de activos. VALIDA Nexus AML/KYC permite custodiar digitalmente el expediente de cada persona jurídica, identificando la cadena de beneficiarios reales y su vinculación con el RUBF de la Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF).
Ley 81 de 26 de marzo de 2019 (Protección de Datos Personales): Nuestra plataforma está diseñada para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos de sus clientes, en plena consonancia con esta ley.
Requisitos de la Unidad de Análisis Financiero (UAF): La solución facilita la preparación y custodia de los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS), que deben presentarse ante la UAF.
Servicios y funcionalidades clave
| Módulo | Función Específica |
|---|---|
| KYC Automatizado | Recopilación digital de documentos de identidad, verificación biométrica y validación de identidad en tiempo real. |
| Listas Restrictivas y PEPs | Chequeo automático contra listas globales de sanciones (OFAC, ONU, UE), listas locales de la UAF y bases de datos de Personas Expuestas Políticamente (PEPs). |
| Beneficiario Final | Módulo dedicado para custodiar digitalmente el expediente de cada persona jurídica, su cadena de beneficiarios reales y su vinculación con el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUBF). |
| Debida Diligencia Mejorada (EDD) | Workflows especiales para clientes de alto riesgo (como PEPs o personas de jurisdicciones no cooperantes), que exigen la recolección de documentación adicional y la aprobación por múltiples niveles jerárquicos. |
| Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) | Gestión de un proceso interno confidencial para elaborar y custodiar los formatos de Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) antes de su envío a la Unidad de Análisis Financiero (UAF). |
| Gestión de Documentación de Cumplimiento | Integración nativa con el gestor documental VALIDA Nexus DMS, creando un repositorio inmutable y completo de todos los expedientes de debida diligencia. |
VALIDA Nexus DMS: El repositorio que le ayuda en la protección de sus datos
En el corazón de todo el ecosistema de VALIDA Nexus se encuentra nuestro potente Sistema de Gestión Documental (DMS) y Gestión de Contenido Empresarial (ECM), una plataforma SaaS que sirve como el repositorio principal y seguro para todos los documentos generados y gestionados por los módulos Legal & Financial y AML/KYC.
VALIDA Nexus DMS puede funcionar como el sistema de archivo nativo de VALIDA Nexus, proporcionando una capa de seguridad y organización sin precedentes. Si su empresa ya cuenta con un sistema de gestión documental con el que desea integrarse, también podemos desactivar este módulo y conectar la plataforma con su DMS existente.
Una arquitectura diseñada para cumplir con la Ley 81 de Protección de Datos de Panamá
La Ley 81 de 2019 exige a todas las empresas que manejan datos personales implementar medidas técnicas para garantizar su seguridad y confidencialidad, así como para gestionar adecuadamente los derechos de los titulares de los datos (acceso, rectificación, cancelación y oposición). VALIDA Nexus DMS ha sido diseñado para cumplir con estos requisitos a través de:
Control de Acceso Granular por Roles (RBAC): Defina quién puede acceder a cada carpeta y documento, qué acciones pueden realizar (ver, editar, descargar, eliminar) y desde qué dispositivo pueden hacerlo. La plataforma permite configurar políticas de mínimo privilegio, garantizando que el Oficial de Cumplimiento acceda solo a la información estrictamente necesaria para su función.
Bitácora de Auditoría Inmutable: Registramos meticulosamente cada interacción con los documentos y datos personales: quién, cuándo, desde dónde y qué acción realizó (acceso, modificación, descarga, eliminación, impresión, envío). Esta bitácora es una herramienta fundamental para demostrar el cumplimiento de la ley ante los órganos de control.
Cifrado Robusto de Datos: Protegemos los datos personales de sus clientes con cifrado en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256), tanto en servidores en la nube como en copias de seguridad.
Gestión de la Retención y Eliminación de Datos: Implemente políticas de retención de datos para archivar o eliminar automáticamente la información personal una vez que haya expirado el período de conservación legalmente requerido. Esto le ayuda a cumplir con el principio de limitación del plazo de conservación de los datos.
Procedimientos para Ejercer los Derechos ARCO: El sistema facilita la respuesta a las solicitudes de los titulares de los datos para ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO). Puede generar un reporte completo de los datos personales almacenados para un individuo específico, exportarlo en un formato legible y, cuando sea necesario, eliminarlos de manera segura y controlada.
Designación de un Oficial de Protección de Datos (DPO): Nuestra plataforma le permite designar formalmente a un responsable de la protección de datos, cuyas funciones (establecer políticas, gestionar riesgos, ser el punto de contacto con la ANTAI) son requeridas por la ley.
VALIDA Nexus: La plataforma SaaS que unifica la gestión legal, financiera y de cumplimiento en un solo ecosistema
En un entorno empresarial donde la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la seguridad de la información son más críticos que nunca, VALIDA Nexus surge como la respuesta integral. No se trata de varios sistemas separados, sino de una única plataforma SaaS que integra nativamente tres pilares fundamentales: Gestión Legal y Financiera, Cumplimiento AML/KYC y Gestión Documental (DMS/ECM). Olvídese de la duplicación de datos, los silos de información y los procesos manuales que consumen tiempo y recursos. Con VALIDA Nexus, su firma de abogados, su empresa de servicios financieros, su negocio de microcréditos o su mueblería pueden operar con la agilidad y la seguridad que el mercado actual demanda.
Consultas frecuentas
VALIDA Nexus fue diseñado para ser escalable y flexible, adaptándose tanto a pequeñas mueblerías y microfinancieras como a grandes firmas de abogados y corporaciones financieras. Nuestra plataforma permite comenzar con los módulos esenciales (gestión de créditos, KYC básico o repositorio documental) e ir activando funcionalidades más avanzadas a medida que su negocio crece. No hay un mínimo de usuarios ni contratos rígidos. Por ejemplo, una mueblería que ofrece financiamiento de electrodomésticos puede usar la originación digital de créditos y la firma electrónica de pagarés, y más adelante sumar el módulo AML/KYC para cumplir con la debida diligencia de sus clientes.
VALIDA Nexus cuenta con módulos específicos que automatizan el cumplimiento normativo. Para la Ley 23 de 2015 (AML/FT), el sistema le permite realizar la debida diligencia del cliente (KYC), verificar en tiempo real listas de PEPs y sanciones, gestionar el Beneficiario Final (Ley 82/RUBF) y generar Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) ante la UAF. Para la Ley 81 de 2019 (Protección de Datos), nuestra plataforma incluye control de acceso por roles, bitácora de auditoría inmutable, cifrado de datos (en tránsito y en reposo), gestión de retención y eliminación de datos, y herramientas para responder a los derechos ARCO de los titulares. Así, usted reduce drásticamente el riesgo de multas y sanciones mientras centraliza toda la evidencia de cumplimiento.
La principal diferencia es que VALIDA Nexus no es un conjunto de herramientas separadas, sino una plataforma unificada que integra tres mundos en un solo ecosistema: gestión legal y financiera, cumplimiento AML/KYC y gestión documental (DMS/ECM). Esto significa que:
Un solo ingreso de datos para clientes, casos, préstamos y expedientes.
Flujos de trabajo automatizados que conectan, por ejemplo, la aprobación de un crédito con la generación de su contrato legal y su firma electrónica.
Visibilidad completa del cliente (historial crediticio + estado de casos legales + nivel de riesgo de cumplimiento) desde una misma pantalla.
Repositorio central con búsqueda inteligente (OCR, semántica) y control de versiones.
Con VALIDA Nexus, usted deja de pagar y mantener múltiples sistemas inconexos.
El DMS de VALIDA Nexus viene incluido de forma nativa como repositorio central y está optimizado para trabajar con los módulos Legal & Financial y AML/KYC. Sin embargo, entendemos que algunas organizaciones ya cuentan con un sistema de gestión documental propio. Por eso, puede desactivarse sin afectar el funcionamiento de los otros servicios. Si prefiere mantener su DMS actual, nuestro equipo técnico evaluará la integración vía API para que los documentos sigan fluyendo entre sistemas. Pero le recomendamos probar nuestro DMS, pues está diseñado específicamente para cumplir con la Ley 81 (Protección de Datos), ofrece búsqueda semántica y OCR, y se integra sin fricciones con la firma electrónica y los workflows de cumplimiento.
Sí, es una de nuestras funcionalidades más valoradas. El módulo VALIDA Nexus Legal & Financial permite gestionar estructuras corporativas en las jurisdicciones offshore más demandadas: Islas Vírgenes Británicas (BVI), Bahamas, Seychelles, Islas Caimán, Panamá y otras. Para cada jurisdicción, usted puede:
Registrar diferentes tipos de entidades (IBCs, Fundaciones, Sociedades Anónimas, Limited Partnerships).
Configurar los plazos y requisitos de cumplimiento anual (renovaciones, pago de tasas, presentación de estados).
Llevar el control de beneficiarios finales y obligaciones de debida diligencia.
Generar reportes específicos para cada regulador local.
Esto es ideal para firmas de abogados, consultores y family offices que asesoran a clientes con intereses internacionales, ya que centraliza toda la administración de su cartera offshore en un solo lugar, con trazabilidad y auditoría completa.
