Política de Seguridad de Datos
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Compromiso con la protección y la gestión responsable de la información
Introducción
La presente Política de Seguridad de Datos establece los principios, lineamientos y procedimientos que rigen la protección de la información en nuestra empresa, dedicada a la provisión de servicios de gestor documental en la nube, tomando como referencia las mejores prácticas del sector. Nuestro objetivo fundamental es garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de las personas usuarias, cumpliendo estrictamente con los estándares internacionales ISO 9001, ISO 27001 y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
Alcance
Esta política aplica a toda la información gestionada, almacenada o procesada por la empresa y su personal, independientemente del medio, formato o ubicación. Involucra a todas las personas colaboradoras, contratistas, proveedores y terceros que tengan acceso a los servicios y sistemas de la organización.
Workflow Management
IT Management
IT Practices In Cloud
Cloud Computing
Software For Financial
Software Developer
Compromiso con los estándares internacionales
ISO 9001: Gestión de la calidad
Nuestra empresa se compromete a implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la norma ISO 9001, asegurando que todos los procesos asociados a la gestión documental y la seguridad de la información cumplan con los más altos estándares de eficiencia, satisfacción de las personas usuarias y mejora continua.
- Documentación sistemática de los procesos clave.
- Monitoreo y auditoría interna de la calidad del servicio.
- Gestión proactiva de no conformidades y acciones correctivas.
ISO 27001: Gestión de la seguridad de la información
La empresa ha adoptado un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) conforme a la norma ISO 27001, orientado a proteger los activos de información frente a amenazas internas y externas.
- Análisis y evaluación de riesgos periódica sobre los sistemas y la información.
- Implementación de controles técnicos y organizativos (acceso, cifrado, autenticación multifactor, monitoreo de actividad, etc.).
- Formación y concienciación en seguridad para todo el personal.
- Gestión de incidentes para la pronta detección, respuesta y recuperación ante eventos de seguridad.
- Auditorías externas regulares para validar el cumplimiento y la eficacia de los controles.
Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)
La empresa respeta los principios y obligaciones del GDPR para la protección de los datos personales de las personas usuarias dentro y fuera de la Unión Europea.
- Transparencia en el tratamiento de los datos: Toda recogida y procesamiento de datos se realiza con consentimiento informado.
- Minimización de datos: Solo se recaban los datos estrictamente necesarios para la prestación del servicio.
- Derechos de las personas usuarias: Garantía de acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad de los datos personales.
- Notificación de brechas de seguridad: Procedimientos claros para informar a las autoridades y a las personas afectadas en caso de incidente.
- Evaluaciones de impacto: Realización de análisis de riesgos y privacidad antes de implementar nuevos procesos o tecnologías.
Principios rectores de la seguridad de la información
Confidencialidad
Toda la información gestionada es considerada confidencial, a menos que se indique lo contrario. El acceso está restringido únicamente a personas autorizadas, siguiendo el principio de “mínimo privilegio”.
Integridad
Se implementan controles para asegurar que la información almacenada y transmitida no sea alterada de manera no autorizada. Se realizan verificaciones periódicas y validaciones automáticas para detectar y corregir errores.
Disponibilidad
La empresa garantiza la disponibilidad de los sistemas y datos mediante infraestructuras redundantes, copias de seguridad automatizadas y planes de recuperación ante desastres.
Controles técnicos y organizativos
- Cifrado de datos: Toda la información es cifrada tanto en tránsito como en reposo, usando protocolos y algoritmos reconocidos internacionalmente (por ejemplo, TLS 1.3, AES-256).
- Gestión de accesos: El acceso a las plataformas y documentos está protegido mediante autenticación multifactor y políticas de contraseñas robustas.
- Registro y monitoreo: Todas las actividades relevantes se registran y monitorean para detectar patrones anómalos o intentos de acceso no autorizado.
- Actualizaciones de seguridad: Los sistemas y aplicaciones reciben actualizaciones regulares para mitigar vulnerabilidades y prevenir incidentes de seguridad.
- Respaldo y recuperación: Se realizan copias de seguridad frecuentes y pruebas regulares de restauración para garantizar la continuidad del servicio.
Gestión de incidentes de seguridad
La empresa cuenta con un procedimiento documentado para la gestión de incidentes, que incluye:
- Detección y registro inmediato de incidentes.
- Análisis de causa raíz y mitigación de daños.
- Comunicación oportuna a las partes interesadas y autoridades competentes, según lo requiera la GDPR.
- Revisión post-incidente para mejorar los controles y prevenir recurrencias.
Protección de la privacidad y derechos de las personas usuarias
Se reconoce el derecho de las personas usuarias a la privacidad y se establecen los siguientes compromisos:
- Política de privacidad clara y accesible.
- Procedimiento para ejercer derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad.
- Eliminación segura de datos al finalizar la relación contractual o por solicitud expresa.
Concienciación y formación
Todo el personal recibe capacitación continua sobre seguridad de la información, protección de datos y cumplimiento normativo. Se promueve una cultura de responsabilidad compartida y vigilancia constante.
Relación con proveedores y terceros
La empresa exige a sus proveedores, subcontratistas y colaboradores el cumplimiento de las mismas políticas y estándares internacionales de seguridad y calidad. Se realizan auditorías y revisiones periódicas para garantizar el respeto de los compromisos adquiridos.
Mejora continua
La política de seguridad de datos es revisada y actualizada de forma regular, integrando los aprendizajes derivados de auditorías, incidentes, cambios regulatorios y avances tecnológicos. Se incentiva la retroalimentación interna y de las personas usuarias para fortalecer los controles y procesos.
Responsabilidad y contacto
Toda persona colaboradora es responsable de cumplir con esta política. Se designa un Responsable de Seguridad de la Información y Protección de Datos, encargado de supervisar el cumplimiento y atender consultas, reclamaciones o solicitudes relacionadas.
Esta política es de cumplimiento obligatorio y su desconocimiento no exime de responsabilidad.
Consultas frecuentas
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Infraestructura segura: Nuestros sistemas y servidores cuentan con protecciones actualizadas contra amenazas cibernéticas, firewalls y sistemas de detección de intrusiones.
Cumplimiento normativo: Aplicamos lo exigido por la Ley 81 de 2019 de Panamá, que establece estándares claros para la protección de datos personales.
Confidencialidad del personal: Todas las personas que trabajan en VALIDA están sujetas a obligaciones de confidencialidad y secreto profesional.
Si bien ningún sistema es 100% infalible, cumplimos con la legislación aplicable y aplicamos las mejores prácticas del sector para minimizar cualquier riesgo.
