VALIDA Workflow: cumplir con las tareas y las instancias de los términos, es de valor
Transformando la gestión operativa de su empresa
VALIDA Workflow es un componente integral del gestor documental, donde ahora al contar con la información que desea gestionar, puede tomar acciones y tareas directamente sobre ella, de forma automatizada y eficiente.
No es un software ni una herramienta en sí misma; es una disciplina de gestión que busca optimizar la forma en que se hacen las cosas dentro de una empresa.
Cuando hablamos de VALIDA Workflow, hablamos de:
Entender cómo funcionan hoy sus procesos (no como deberían funcionar, sino como realmente funcionan).
Diseñar una mejor manera de hacerlos, eliminando pasos innecesarios, cuellos de botella y riesgos de error.
Automatizar todo aquello que pueda hacer una máquina más rápido que una persona.
Medir los resultados para seguir mejorando de forma continua.
VALIDA Workflow se destaca por su interfaz intuitiva y su amplio conjunto de funcionalidades avanzadas. El sistema permite la digitalización, almacenamiento y recuperación de documentos en diversos formatos, facilitando la transición hacia un entorno de trabajo completamente digital. Una de sus características más notables es su capacidad de búsqueda avanzada, que permite localizar rápidamente cualquier documento o información específica dentro del sistema.
¿Cuánto tiempo pierde su equipo en aprobaciones que se alargan días o semanas? ¿Cuántas veces se ha perdido una solicitud de vacaciones porque alguien olvidó enviar un correo? Con VALIDA Workflow, la solución de automatización de procesos de Brainclip, estos problemas desaparecen.
A continuación le mostramos, paso a paso, cómo quedaría automatizado su flujo de solicitud de vacaciones usando VALIDA Workflow. Compare con su proceso actual y descubra la diferencia.
VALIDA Workflow en una Entidad Gubernamental
El Escenario
Una entidad gubernamental recibe una solicitud de licencia de un ciudadano. La solicitud debe ser revisada por el departamento técnico, aprobada por el director de la entidad y notificada al ciudadano.
El Flujo con VALIDA Workflow
| Paso | Acción | Responsable | Automatización |
|---|---|---|---|
| 1 | Recepción de solicitud | Ventanilla / Portal web | El ciudadano carga su solicitud. Se genera un número de expediente y se dispara el flujo. |
| 2 | Verificación de requisitos | Departamento Técnico | Se revisa que la documentación esté completa. Si falta algo, se notifica al ciudadano automáticamente. |
| 3 | Evaluación técnica | Inspector asignado | Se realiza la inspección y se carga el informe en VALIDA Doc. |
| 4 | Aprobación del director | Director de la entidad | Revisa el informe y aprueba o rechaza la licencia. |
| 5 | Emisión de licencia | Departamento Legal | Se genera el documento de licencia con firma electrónica. |
| 6 | Notificación al ciudadano | Sistema | El ciudadano recibe notificación por correo y puede descargar su licencia. |
| 7 | Archivo y auditoría | Sistema | Todo el expediente queda archivado con trazabilidad completa. |
Beneficios para el Gobierno
| Beneficio | Impacto |
|---|---|
| Transparencia | Cada paso del trámite queda registrado y es auditable. |
| Reducción de tiempos | Los trámites se resuelven en días, no en semanas. |
| Cero papel | Todo el expediente es digital, eliminando archivos físicos. |
| Notificación automática | El ciudadano sabe en todo momento en qué estado está su trámite. |
| Cumplimiento normativo | Cada decisión queda documentada para auditorías internas y externas. |
| Escalabilidad | Puede manejar un mayor volumen de solicitudes sin aumentar personal. |
Ilustración de un proceso automatizado
¿Qué Pasa si Alguien no Responde?
| Situación | Acción Automática |
|---|---|
| El abogado no revisa en 48 horas | El sistema envía recordatorio y, a las 72 horas, escala al jefe legal. |
| El gerente de compras rechaza el contrato | Se notifica al proveedor y al área legal. El flujo se cierra con el motivo del rechazo. |
| El director no firma en 24 horas | Se envía recordatorio. A las 48 horas, se notifica al asistente ejecutivo. |
| El contrato requiere modificación | El flujo se reinicia desde el paso de revisión legal con los cambios marcados. |
Beneficios en este Ejemplo
| Sin VALIDA Workflow | Con VALIDA Workflow |
|---|---|
| 5-10 días de idas y vueltas por correo. | 24-48 horas para completar todo el proceso. |
| No se sabe quién tiene el contrato. | Visibilidad total en todo momento. |
| Riesgo de pérdida de documentos. | Documento centralizado en VALIDA Doc. |
| Difícil demostrar cuándo se aprobó cada paso. | Bitácora completa con fechas y responsables. |
| El proveedor espera sin información. | Notificación automática al proveedor. |
Características Principales
| Característica | Descripción |
|---|---|
| Diseñador Visual de Flujos | Cree flujos de trabajo complejos con una interfaz de “arrastrar y soltar”, sin necesidad de programación. |
| Workflows sin Código | Cualquier persona de su equipo puede diseñar rutas de aprobación, revisiones y notificaciones describiéndolas en lenguaje natural. |
| Asistencia por IA | La inteligencia artificial interpreta sus instrucciones y construye el flujo automáticamente. Usted describe el proceso, el sistema lo ejecuta. |
| Automatización de Tareas Repetitivas | Elimina la intervención manual en pasos rutinarios: envío de correos, recordatorios, escalamiento de aprobaciones. |
| Reglas de Negocio Configurables | Defina condiciones, umbrales y rutas alternativas según el tipo de documento, monto, departamento o nivel de riesgo. |
| Alertas y Notificaciones Multicanal | Comunicación automática por correo electrónico, WhatsApp o notificaciones push según reglas predefinidas. |
| Escalamiento Inteligente | Si un responsable no responde a tiempo, el sistema reasigna la tarea o la escala al siguiente nivel jerárquico. |
| Integración con VALIDA Doc y AML/KYC | Los documentos gestionados en VALIDA Doc alimentan directamente los flujos. La validación de identidad y listas de riesgo se integra de forma nativa. |
| Auditoría y Trazabilidad Completa | Cada paso, cada aprobación y cada rechazo queda registrado en una bitácora inmutable. |
| Tableros de Control en Tiempo Real | Visualice el estado de todos los flujos activos, cuellos de botella y tiempos de resolución. |
Beneficios Principales
| Beneficio | Impacto |
|---|---|
| Reducción de tiempos de aprobación | Procesos que antes tomaban días o semanas se resuelven en horas. |
| Eliminación de tareas manuales | Su equipo deja de enviar correos de seguimiento, recordatorios y confirmaciones. |
| Transparencia total | Sepa en todo momento quién tiene la tarea, cuánto tiempo lleva y cuál es el siguiente paso. |
| Cumplimiento normativo | Cada acción queda documentada y auditada, facilitando demostrar cumplimiento ante reguladores. |
| Reducción de errores | Las reglas predefinidas eliminan la ambigüedad y aseguran que cada paso se ejecute correctamente. |
| Escalabilidad | Maneje un mayor volumen de operaciones sin incrementar su carga administrativa. |
| Visibilidad gerencial | Reportes y dashboards que muestran el rendimiento de los procesos y permiten tomar decisiones informadas. |
| Integración con el ecosistema VALIDA | Conecta con Doc y Primsa, en una sola plataforma. |
Consultas frecuentes
No. VALIDA Workflows tiene un constructor visual tipo "arrastrar y soltar". Si sabe usar Excel, puede crear flujos en minutos.
Sí. VALIDA Workflows permite personalización a dos niveles: flujos corporativos obligatorios y personalización individual de la experiencia.
Le notificaremos automáticamente. Puede comprar flujos adicionales haciendo contácto con nosotros o cambiar plan de suscripción.
Por supuesto. Ofrecemos 14 días de prueba gratuita en todos los planes. Sin tarjeta de crédito requerida.
VALIDA Workflows es la primera plataforma de automatización documental diseñada para adaptarse a cómo trabaja realmente su empresa. No le imponemos flujos predefinidos. Usted crea los suyos propios, con la libertad que necesita y la gobernanza que su negocio exige
Cada acción en VALIDA Workflows queda registrada en un ledger inmutable. Sepa quién hizo qué, cuándo y desde dónde. Perfecto para auditorías, compliance y requirements legales.
