VALIDA: Workflow
¿Qué con los flujos de trabajo y cómo puede transformar la gestión de su empresa?
VALIDA Workflow es un componente integral del gestor documental, donde ahora al contar con la información que desea gestionar, puede tomar acciones y tareas directamente sobre ella, de forma automatizada y eficiente.
No es un software ni una herramienta en sí misma; es una disciplina de gestión que busca optimizar la forma en que se hacen las cosas dentro de una empresa.
Cuando hablamos de VALIDA Workflow, hablamos de:
Entender cómo funcionan hoy sus procesos (no como deberían funcionar, sino como realmente funcionan).
Diseñar una mejor manera de hacerlos, eliminando pasos innecesarios, cuellos de botella y riesgos de error.
Automatizar todo aquello que pueda hacer una máquina más rápido que una persona.
Medir los resultados para seguir mejorando de forma continua.
VALIDA Workflow se destaca por su interfaz intuitiva y su amplio conjunto de funcionalidades avanzadas. El sistema permite la digitalización, almacenamiento y recuperación de documentos en diversos formatos, facilitando la transición hacia un entorno de trabajo completamente digital. Una de sus características más notables es su capacidad de búsqueda avanzada, que permite localizar rápidamente cualquier documento o información específica dentro del sistema.
¿Cuánto tiempo pierde su equipo en aprobaciones que se alargan días o semanas? ¿Cuántas veces se ha perdido una solicitud de vacaciones porque alguien olvidó enviar un correo? Con VALIDA Workflow, la solución de automatización de procesos de Brainclip, estos problemas desaparecen.
A continuación le mostramos, paso a paso, cómo quedaría automatizado su flujo de solicitud de vacaciones usando VALIDA Workflow. Compare con su proceso actual y descubra la diferencia.
Paso 1: El empleado llena el formulario de solicitud de vacaciones
Manual hoy: El empleado imprime un formato, lo llena a mano, o envía un correo con texto libre. Fácilmente se olvida o se omiten datos.
Con VALIDA Workflow: El empleado accede a un formulario digital inteligente desde su navegador o app móvil. El sistema valida automáticamente que todos los campos obligatorios estén completos (fechas, días solicitados, motivo). Incluso puede calcular días disponibles automáticamente si se integra con su sistema de RRHH.
Valor agregado: Sin errores de captura, sin papeles, sin ambigüedades.
Paso 2: El supervisor recibe la solicitud y procede a su revisión
Manual hoy: El supervisor encuentra la solicitud en su bandeja de correo (o en su escritorio, si es en papel). Si está de viaje o con muchas tareas, la solicitud queda “en espera”.
Con VALIDA Workflow: La solicitud llega automáticamente al buzón de tareas del supervisor. Recibe una notificación por correo o incluso por WhatsApp (si se configura). El supervisor puede revisar, hacer observaciones o rechazar con un clic.
Valor agregado: Sin seguimientos, sin “se me perdió el correo”. Todo queda registrado.
Paso 3: El gerente recibe la solicitud y procede a su aprobación
Manual hoy: El supervisor reenvía un correo al gerente, o imprime un papel y lo deja en su oficina. El gerente decide cuándo atenderlo.
Con VALIDA Workflow: Una vez que el supervisor da el visto bueno, el flujo avanza automáticamente hacia el gerente. El gerente ve la solicitud en su lista de pendientes, puede aprobarla o rechazarla. El sistema registra la fecha y hora de cada acción.
Valor agregado: Trazabilidad total. En una auditoría puede saber quién aprobó qué y cuándo.
Paso 4: Si la solicitud está completa, Recursos Humanos remite su aprobación al encargado del proceso
Manual hoy: El gerente imprime su aprobación, la firma, y se la entrega a RRHH. RRHH tiene que localizar al encargado del proceso (por ejemplo, el jefe de área) y enviarle copia.
Con VALIDA Workflow: Condición automática: Si la solicitud fue aprobada por el gerente, el sistema la envía directamente al encargado del proceso. Si fue rechazada, se notifica al empleado con el motivo. Sin intervención manual.
Valor agregado: Reglas de negocio automatizadas. El sistema decide por sí mismo el siguiente paso.
Paso 5: RR.HH., en conjunto con el encargado del proceso, validan las fechas de la solicitud de vacaciones y notifican al empleado
Manual hoy: RRHH y el encargado se reúnen (o se escriben correos) para verificar conflictos de fechas, cobertura, etc. Después, alguien redacta un correo de respuesta al empleado.
Con VALIDA Workflow: Ambos roles reciben la tarea en paralelo (o en secuencia, según se diseñe). Pueden dejar observaciones en el mismo expediente digital. Una vez validado, el sistema notifica automáticamente al empleado: “¡Vacaciones aprobadas del 10 al 20 de marzo!”.
Valor agregado: Colaboración sin reuniones. Notificaciones instantáneas, el empleado no tiene que estar preguntando.
Paso 6: El encargado de la gestión recibe la solicitud y procede a su gestión, agendando la fecha de entrega
Manual hoy: Alguien (¿asistente, administrativo?) anota en un calendario manual o Excel la fecha en que el empleado deberá entregar algún reporte o tarea a su regreso.
Con VALIDA Workflow: El encargado de gestión recibe una tarea específica dentro del mismo flujo. Puede agendar la fecha de entrega en un calendario integrado o simplemente registrar la acción. Todo queda vinculado al expediente del empleado.
Valor agregado: Cierre completo del ciclo. Nada se olvida.
¿Por qué vender VALIDA Workflow?
| Problema actual | Solución VALIDA Workflow |
|---|---|
| Papeles y correos perdidos | Centralización en la nube, todo en un solo expediente digital. |
| Demoras por aprobadores ausentes | Reasignación automática, escalamiento por tiempo de espera. |
| Falta de trazabilidad | Auditoría completa: quién, cuándo, qué acción. |
| Empleados frustrados | Notificaciones automáticas, estado visible en tiempo real. |
| Riesgo de incumplimiento (Ley 81) | Consentimientos y trazabilidad para protección de datos. |
Consultas frecuentes
No. VALIDA Workflows tiene un constructor visual tipo "arrastrar y soltar". Si sabe usar Excel, puede crear flujos en minutos.
Sí. VALIDA Workflows permite personalización a dos niveles: flujos corporativos obligatorios y personalización individual de la experiencia.
Le notificaremos automáticamente. Puede comprar flujos adicionales haciendo contácto con nosotros o cambiar plan de suscripción.
Por supuesto. Ofrecemos 14 días de prueba gratuita en todos los planes. Sin tarjeta de crédito requerida.
VALIDA Workflows es la primera plataforma de automatización documental diseñada para adaptarse a cómo trabaja realmente su empresa. No le imponemos flujos predefinidos. Usted crea los suyos propios, con la libertad que necesita y la gobernanza que su negocio exige
Cada acción en VALIDA Workflows queda registrada en un ledger inmutable. Sepa quién hizo qué, cuándo y desde dónde. Perfecto para auditorías, compliance y requirements legales.
